Verträge

Damit ein Betrieb arbeitssicherheitstechnisch durch eine Fachkraft vom Maschinenring betreut werden kann, ist ein Vertrag nötig, der die Details zu dieser Vertretung regelt.
Die Details zu diesem Vertrag werden im Bereich "Vertrag" in den Kundendetails verwaltet.
Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um einige gespeicherte Zeitpunkte:

Zeitpunkte

Die gespeicherten Zeitpunkte sollen den Bearbeitungsverlauf des Vertrages aufzeichnen und dienen außerdem der Bestimmung des aktuellen Zustands des Vertrages.

Vertragsbeginn

Bezeichnet das Datum, ab dem der Vertrag läuft.

Angefordert

Nach der Anlage eines Vertrages kann dieser "angefordert" werden. Dies ist über das Menü am Vertrag möglich, wenn dieser noch kein Angefordert-Datum hinterlegt hat. Dazu wird eine E-Mail an die entsprechende Mail-Adresse geschickt (pflegbar als Parameter MailVertragDruck_<Landesverband>) mit dem Hinweis, dass der Vertrag angefordert wurde und nun ausgedruckt und versendet werden soll. Zusätzlich wird gespeichert, welcher Benutzer den Vertrag angefordert hat.

Versand

Nachdem ein Vertrag angefordert wurde, kann dieser von demjenigen, der ihn druckt, "verschickt" werden. Dies ist über das Menü am Vertrag möglich, wenn dieser bereits ein Angefordert-Datum, aber noch kein Versand-Datum hinterlegt hat. Dabei wird wiederum eine E-Mail an den Benutzer geschickt, der den Vertrag angefordert hat. Hier ist der Hinweis enthalten, dass der Vertrag zum Kunden nun verschickt wurde. Eine weitere Möglichkeit ist den Vertrag per E-Mail an den Kunden zu schicken, das funktioniert ebenfals über das Menü. Die E-Mail an den Kunden mit dem Vertrag im Anhang wird zusätzlich als Nachweis an den aktuellen Benutzer und an den Benutzer der den Vertrag angefordert hat in Kopie geschickt. Anschließend kann im Bereich "Verträge (wartend)" geprüft werden, welche Verträge verschickt wurden, aber noch nicht wieder unterschrieben zurückkamen.

Unterschrift

Hier kann das Datum der Unterschrift des Kunden erfasst werden.

Posteingang

Hier kann das Datum des Posteingangs des unterschriebenen Vertrags erfasst werden. Ist ein Vertrag sowohl mit einem Posteingangs- als auch mit einem Unterschrifts-Datum versehen, verschwindet dieser aus der "Verträge (wartend)" Übersicht.

Vertragsdruck

Beim Druck des Vertrages werden die Kundendaten in die hinterlegte PDF-Vorlage eingefügt und gemeinsam mit der Datenschutzerklärung in eine neue PDF-Datei generiert. Beim Drucken des Vertrages wird dieser immer auch in den Dateien des Kunden als Vertrag.pdf abgelegt. Existiert bereits eine Datei unter diesem Namen, wird diese überschrieben.

Die Vorlagen für den Vertrag und die Datenschutzerklärung können im Bereich System-Dokumente je Landesverband hochgeladen werden. Zusätzlich ist es möglich, maschinenringspezifische Vertragsvorlagen in den System-Dokumenten unter dem Namen "Vertrag_<MR-Kürzel>" anzulegen, um diese bei der Erstellung für den angegebenen Maschinenring zu verwenden.